辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化,功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣,大到社會(huì)統(tǒng)計(jì),小到會(huì)議記錄,數(shù)字化的辦公,離不開(kāi)辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外,政府用的電子政務(wù),稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng),企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件,這些都屬于辦公軟件。 Word樣式的使用方法以論文為例講解一篇論文動(dòng)輒都是幾十頁(yè)甚至上百頁(yè)文檔,論文標(biāo)書(shū)文章結(jié)構(gòu)都是標(biāo)題、小標(biāo)題、正文內(nèi)容這樣,而文章正文內(nèi)容不要、不要、不要直接添加格式,而格式指的是字體、段落設(shè)置這些。也就是說(shuō)不要通過(guò)【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下命令進(jìn)行直接設(shè)置

圖一:不能使用的格式設(shè)置形式

圖二:論文或標(biāo)書(shū)文章表現(xiàn)形式,標(biāo)題、正文內(nèi)容
正確的做法就是正文使用樣式,樣式:就是字體、段落、編號(hào)等一系列內(nèi)容組合在一起,樣式就像是套裝衣服,而單獨(dú)的格式就是上衣,褲子這樣。
還要記住一點(diǎn):正文段落使用樣式后就不要再單獨(dú)設(shè)置格式了,所有的格式都在樣式中指定。也就是說(shuō)正文段落的格式就是一個(gè)樣式在控制。
第一步:先打開(kāi)樣式框可以使用快捷鍵“CTRL+ALT+SHIFT+S”,把鼠標(biāo)光標(biāo)先定位在任意一個(gè)段落位置,可以看到文檔正文默認(rèn)使用的是“正文樣式”,如下圖所示。

第二步:如果段落文字不是默認(rèn)的正文樣式,而是其它樣式的話,可以把光標(biāo)先定位在段落里面,然后單擊【開(kāi)始】—【清除格式】。

第三步:為論文正文應(yīng)用“宋體小四首行縮進(jìn)2字符”這樣格式,那么就單獨(dú)需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)樣式,單擊樣式框—“新建樣式”按鈕,然后彈出樣式創(chuàng)建對(duì)話框。

第四步:在彈出對(duì)話框依次填寫(xiě)樣式名稱:“論文正文段落”、樣式類型直接選擇默認(rèn)的段落,樣式基準(zhǔn)默認(rèn)“正文”,在對(duì)話框下方進(jìn)行快速格式或詳細(xì)格式設(shè)置。

第五步:按第三步要求在“快速格式”位置給字號(hào)改成小四號(hào)字,然后在對(duì)話框下方選擇“段落”命令后在“段落”對(duì)話框選擇“特殊”下的首行,默認(rèn)就是二字符,然后單擊確定。

第六步:樣式創(chuàng)建完成后,把鼠標(biāo)光標(biāo)定位在正文段落的任意位置,也可同時(shí)按住CTRL鍵選擇多個(gè)段落,然后在樣式快速選擇框內(nèi)單擊創(chuàng)建的樣式“論文正文段落”,即可把樣式應(yīng)用到段落里。應(yīng)用樣式后,樣式里所帶格式可以快速應(yīng)用到段落里。

第七步:把文章所有正文段落都添加該樣式后,以后如果再有統(tǒng)一格式的問(wèn)題就可以直接修改樣式即可。

最后需要提醒大家一點(diǎn):如果碰到某些正文段落的格式使用“論文正文段落”不能滿足需要時(shí),那么就需要再次創(chuàng)建新的樣式,如果某個(gè)段落需要改個(gè)字體或者加粗,那么就再創(chuàng)建個(gè)樣式給其使用。
Office辦公軟件是辦公的第一選擇,這個(gè)地球人都知道。
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