在職場中經(jīng)常批量制作幾十上百甚至上千都制作一份類似文件，如邀請函，請貼，結(jié)業(yè)證書等，而該類文檔共同點(diǎn)在于文檔大部分是一致，變化的是姓名、電話等信息，如果一張一張的排版打印，可能需要費(fèi)時費(fèi)力，使用word郵件合并功能來制作，5分鐘就能全部搞定，這就是郵件合并的強(qiáng)大之處。

郵件合并：文檔主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。先制作出相同格式文檔如下圖2，然后合并不同數(shù)據(jù)表如下圖1，最后生成新的文檔。

數(shù)據(jù)表

相同格式文檔

第一步：單擊【郵件】—【開始郵件合并】—【郵件合并向?qū)А�，然后出現(xiàn)“郵件合并”向?qū)�面板。在這一步默認(rèn)選擇的類型“信函”。其實(shí)這個信函是翻譯問題，咱們理解它為如邀請函的正文即可。

第二步：“郵件合并”向?qū)�面板，單�?ldquo;下一步：開始文檔”，在第二步選擇“使用當(dāng)前文檔”，表示使用當(dāng)前文檔排版內(nèi)容為基礎(chǔ)。

第三步：單擊“下一步：選擇收件人”，這一步是最關(guān)鍵的，就是把表格數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到文檔中，在向?qū)�面板里，選擇“使用現(xiàn)有列表”后下方選擇表格后，會出現(xiàn)所有數(shù)據(jù)，直接確定。

第四步：單擊“下一步：撰寫信函”后，在這一步也是關(guān)鍵的就是數(shù)據(jù)表格的標(biāo)題要放到文檔里，單擊“其他項目”然后出現(xiàn)“插入合并域”對話框，依次把表格標(biāo)題放到文檔合適位置。

第五步：單擊“下一步：預(yù)覽信函”后，當(dāng)前文檔合并域部分就會顯示數(shù)據(jù)表具體內(nèi)容。

第六步：單擊“下一步：完成合并”，在向?qū)�面板單�?ldquo;編輯單個信函”，在彈出“合并到新文檔”對話框，直接單擊確定。

最后word程序自動生成一篇新的文檔，新文檔就是批量生成后的文檔，唯一變化的就是和數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)的部分。