辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化,功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣,大到社會(huì)統(tǒng)計(jì),小到會(huì)議記錄,數(shù)字化的辦公,離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外,政府用的電子政務(wù),稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng),企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件,這些都屬于辦公軟件。 在 Excel 中,排序可選擇以當(dāng)前選定區(qū)域排序和以“擴(kuò)展選定區(qū)域”排序,前者僅排一列,后者則排一行。另外,Excel 除可排序數(shù)值和文本外,還可以按單元格顏色、字體顏色和單元格圖標(biāo)排序。數(shù)值和文本排序可分為升序和降序,按單元格顏色和字體顏色排序只能把選擇的顏色排到前面或后面,按單元格圖標(biāo)排序也只能把選擇的圖標(biāo)排到前面或后面。
在默認(rèn)情況,Excel只按一個(gè)條件排序,但可以自定義二個(gè)或二個(gè)以上的排序條件。另外,Excel默認(rèn)按列排序,如果要按行排序,也可以把默認(rèn)值改為按行排序。
一、Excel排序如何選擇依據(jù)
(一)以當(dāng)前選定區(qū)域排序(Excel列排序)
1、假如要對(duì)某班成績(jī)表的“高數(shù)成績(jī)”按“升序”排序。單擊第二列列號(hào) B,選中第二列,選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,單擊“升序”圖標(biāo)(A→Z),打開“排序提醒”窗口,選擇“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”,單擊“排序”,則高數(shù)成績(jī)按升序排序;操作過程步驟,如圖1所示:

圖1
2、從演示中可知,只有“高數(shù)”成績(jī)按升序排序,其它列并沒有調(diào)整排序,說明“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”只排序選中列的數(shù)據(jù)。
(二)以“擴(kuò)展選定區(qū)域”排序(Excel表格排序)
1、假如要把水果銷量表格中的銷量按“升序”排序。框選 D2:D7,選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,單擊“A→Z”升序圖標(biāo),打開“排序”提醒窗口,保持默認(rèn)的“擴(kuò)展選定區(qū)域”,單擊“排序”,則表格按升序排序;操作過程步驟,如圖2所示:

圖2
2、排序依據(jù)選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”,不光“銷量”列按升序排序,其它各列也隨之排序,即一列排序帶動(dòng)一行排序。例如:“龍眼”的銷量為 2685,在排序之前,它排第一,按升序排序后,它排到第五,“龍眼、漿果和 5”也隨之排到了第五。
以當(dāng)前選定區(qū)域排序與擴(kuò)展選定區(qū)域的區(qū)別:前者只排序選中列,后者排序所有列(即排序一行)。
(三)按單元格顏色排序
1、右鍵法。假如要把“橙色”的單元格排到最前面;右鍵“橙色”的單元格,在彈出的菜單中選擇“排序”,在展開的選項(xiàng)中選擇“將所選單元格顏色放在最前面”,則“橙色”單元格排到第一位,但其它單元格的次序并未改變;再右鍵“綠色”的單元格,同樣方法把它排到前面,兩個(gè)綠色的單元格排到前面;操作過程步驟,如圖3所示:

圖3
2、選擇顏色法。假如要把“紅色”的單元格排到最前面和最后;框選 C2:C7,選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,單擊“排序”,在打開的“排序提醒”窗口中單擊“排序”,打開“排序”窗口,主要關(guān)鍵字選擇“價(jià)格”,排序依據(jù)選擇“單元格顏色”,單擊“次序”下面的黑色小倒三角,在彈出的顏色中選擇“紅色”,單擊“確定”,則“紅色”單元格排到了第一位;再次打開“排序”窗口,展開“次序”下拉列表框,“紅色”已經(jīng)自動(dòng)排到了右邊第一個(gè)(它原來在右邊第二個(gè)),說明選擇“在頂端”時(shí),排到第一的顏色會(huì)被調(diào)到右邊第一個(gè),單擊“在頂端”所在的下拉列表框,選擇“在底端”,單擊“確定”,“紅色”的單元格排到了最后;操作過程步驟,如圖4所示:

圖4
(四)按字體顏色排序
1、右鍵法。假如要把“紅色”的“香蕉”排到第一位;右鍵“香蕉”所在的單元格,在彈出的菜單中依次選擇“排序”→“將所選字體顏色放在最前面”,則“紅色”的“香蕉”排到第一位,而其它單元格的文字次序并無變化;操作過程步驟,如圖5所示:

圖5
2、選擇字體顏色法。假如要把“紫色”的“沙糖桔”排到第一位;選中 A 列任一單元格,如選中 A3,選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,單擊“排序”,打開“排序”窗口,主要關(guān)鍵字選擇“名稱”,排序依據(jù)選擇“字體顏色”,單擊“次序”下面的黑色小倒三角,然后選擇“紫色”,單擊“確定”,則“紫色”的“沙糖桔”排到了第一位;操作過程步驟,如圖6所示:

圖6
提示:不框選單元格,只是選中其中一個(gè)單元格,則默認(rèn)按“擴(kuò)展選定區(qū)域”排序。另外,如果要把所選顏色排到最后,在“排序”窗口的右邊,把“在頂端”選擇為“在底端”,在按單元格顏色排序已經(jīng)演示過。
(五)按單元格圖標(biāo)排序
一個(gè)表格中,銷量共分為三個(gè)等級(jí),銀色星形為一個(gè)等級(jí)(2000 以下),半金色星形為第二個(gè)等級(jí)(2000 - 3000),金色星形為第三個(gè)等級(jí)(3000 以上),現(xiàn)在要求把金色星形的排在最前面。
1、右鍵選擇法。右鍵其中一個(gè)金色星形所在的單元格(如 D3),在彈出的菜單中,依次選擇“排序”→“將所選單元格圖標(biāo)放在最前面”,則所有標(biāo)有金色星形的銷量排到最前面,而標(biāo)有其它星形的銷量次序沒有變化;操作過程步驟,如圖7所示:

圖7
2、選擇圖標(biāo)法。選中 D 列任一單元格,如選中 D2,選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,單擊“排序”,打開“排序”窗口,主要關(guān)鍵字選擇“銷量”,排序依據(jù)選擇“單元格圖標(biāo)”,單擊“次序”下面的黑色小倒三角,然后選擇“金色星形”,單擊“確定”,則所有標(biāo)有金色星形的銷量也排到最前面,而標(biāo)有其它星形的銷量次序也沒有變化;操作過程步驟,如圖8所示:

圖8
二、Excel排序用快捷鍵
1、假如要用快捷鍵把水果銷量按降序排序。單擊第四列列號(hào) D,選中第四列,按住 Alt 鍵,依次按一次 H、S 和 O,打開“排序提醒”窗口,按回車,則銷量按降序排序;操作過程步驟,如圖9所示:

圖9
2、升序排序快捷鍵為:Alt + H + S + S;自定義排序快捷鍵為:Alt + H + S + U;按鍵方法與演示的降序排序快捷鍵一樣。
3、右鍵菜單排序快捷鍵
升序:Shift + F10 + O + S;
降序:Shift + F10 + O + O;
將所選單元格顏色放在最前面:Shift + F10 + O + C;
將所選字體顏色放在最前面:Shift + F10 + O + F;
將所選單元格圖標(biāo)放在最前面:Shift + F10 + O + I;
按鍵方法都是按 Shift,依次按一次后面的鍵。
三、Excel自定義排序
(一)自定義多個(gè)條件排序
1、有一個(gè)服裝銷量表,要求“地區(qū)”按升序排列、“銷量”按降序排序。選中表格的其中一個(gè)單元格,按住 Alt 鍵,依次按一次 H、S和 U 鍵,打開“排序”窗口,“主要關(guān)鍵字”選擇“地區(qū)”,“排序依據(jù)”選擇“數(shù)值”,“次序”選擇“升序”;單擊“添加條件”添加一個(gè)條件,“主要關(guān)鍵字”選擇“銷量”,“排序依據(jù)”保持默認(rèn)的“數(shù)值”,“次序”選擇“降序”,單擊“確定”,則表格先按“地區(qū)”升序再按“銷量”降序排序,例如“廣州”都排到了前面,且在“廣州”的銷量按“降序”排序;操作過程步驟,如圖10所示:

圖10
2、如果要求滿足三個(gè)或三個(gè)以上條件排序,繼續(xù)單擊“添加條件”,再按同樣的方法設(shè)置即可。
(二)排序條件的復(fù)制、排序與刪除
同樣按快捷鍵 Alt + H + S + U 打開“排序”窗口(按鍵方法與上面一樣),選中第二個(gè)條件,單擊“復(fù)制條件”,則把第二個(gè)條件復(fù)制了一個(gè)并自動(dòng)排在后面且處于選中狀態(tài),單擊指向上的黑色小三角,則第三個(gè)條件上移一位,再單擊倒黑色小三角,它又下移一位,兩個(gè)黑色小三角專用于把條件排序;單擊“刪除條件”,則第三個(gè)條件被刪除;操作過程步驟,如圖11所示:

圖11
(三)按列或按行排序如何設(shè)置
1、默認(rèn)情況下,Excel排序是按列排序,如以上演示的排序都是按列排的;如果要求按行排序,需要把排序“方向”設(shè)置為“按行排序”,操作過程步驟,如圖12所示:

圖12
2、操作說明:選中 B1 單元格,按住 Alt 鍵,單擊表格右下角最后一個(gè)單元格(即 E9),選中要排序的區(qū)域;再次按住 Alt,依次按一次 H、S 和 U,打開“排序”窗口,單擊“選項(xiàng)”,打開“排序選項(xiàng)”窗口,“方向”選擇“按行排序”,單擊“確定”返回“排序”窗口;“主要關(guān)鍵字”選擇“行 2”(因?yàn)榈谝恍惺潜砀駱?biāo)題),其它的保持默認(rèn)選項(xiàng),單擊“確定”,則選中區(qū)域按升序“排序”。
3、在“排序選項(xiàng)”窗口,還可以設(shè)置是否區(qū)分大小寫和是按字母排序還是按筆劃排序。如果字母要區(qū)分大于寫,勾選擇“區(qū)分大小寫;Excel 默認(rèn)按字母排序,如果要按筆劃按序,選擇“按筆劃排序”即可。
提示:如果要排名次,需要用Rank函數(shù),具體請(qǐng)參考《Excel Rank函數(shù)怎么用的11個(gè)實(shí)例,含與Rank.EQ和Rank.AVG的區(qū)別、并順自動(dòng)排序和排名次及分段排序》一文。
Office辦公軟件是辦公的第一選擇,這個(gè)地球人都知道。
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