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Excel迅速準確輸入數據的三個神技巧易學好用職場辦公必備

發布時間:2025-03-24 文章來源:xp下載站 瀏覽:

辦公軟件是指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數據庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡單化,功能細化等方向發展。辦公軟件的應用范圍很廣,大到社會統計,小到會議記錄,數字化的辦公,離不開辦公軟件的鼎力協助。另外,政府用的電子政務,稅務用的稅務系統,企業用的協同辦公軟件,這些都屬于辦公軟件。

在日常辦公中,經常需要輸入各種重復數據,令無數人痛苦不已。其實對于重復性的數據,我們可以利用一些小技巧,就能實現又快又好的輸入,同時還能保證數據輸入的準確性。

  下面以大家實際工作中可能會經常遇到的一個信息表,中性別輸入為例。
<a href='/office2207/' target='_blank'><u>Excel</u></a>快速準確輸入數據的三個神技巧
  01.巧用自動更正
  具體操作方法如下:
  1、選擇“文件”/“選項”;
  2、在打開的“Excel選項”對話框左側選擇“校對”,在右側“自動更正選項”組里單擊“自動更正選項”按鈕;
  3、在打開的“自動更正”對話框選擇“自動更正”選項卡,在“替換”框里輸入“1”,在“為”框里輸入“男”,然后單擊“添加”按鈕;
  4、在“替換”框里輸入“0”,在“為”框里輸入“女”,然后單擊“添加”按鈕,單擊“確定”按鈕;
  4、選擇待輸入的單元格,輸入“1”,回車后自動顯示為“男”,輸入“0”,回車后自動顯示為“女”。
  也就是說,我們可通過輸入“1”或“0”來實現輸入“男”“女”性別,是不是比直接輸入“男”“女”漢字更為快速呢?當需要輸入的重復數據字符串比較大時,這個技巧的優勢就更好的體現出來了。
  02.巧用數據驗證
  具體操作方法如下:
  1、選擇“性別”列單元格區域,再選擇“數據”選項卡,單擊“數據驗證”/“數據驗證”;
  2、在打開的“數據驗證”對話框,選擇“設置”選項卡,在“允許”框里選擇“序列”,然后在來源框里輸入“男,女”,單擊“確定”;
  3、選擇待輸入的單元格,在下拉菜單中選擇需要的內容即可。
  此方法的最大優點在于確保輸入數據的準確性,對于輸入數據不是很多的場景下特別實用。
  03.巧用自定義格式
  具體操作方法如下:
  1、選擇“性別”列單元格區域,按快捷鍵Ctrl+1;
  2、在打開的“設置單元格格式”對話框,選擇“數字”選項卡,在“分類”框里選擇“自定義”,然后在類型框里輸入“[=1]男;[=0]女”,單擊“確定”;
  3、選擇待輸入的單元格,輸入“1”,回車后自動顯示為“男”,輸入“0”,回車后自動顯示為“女”。
  這個技巧兼顧了前兩者的優點,但是它也有缺點:單元格里的內容實際上還是“1”或“0”,并不是“男”或“女”,只不過是通過格式設置讓“1”顯示為“男”和讓“0”顯示為“女”而已,一旦刪除此自定義的格式,單元格里將馬上恢復顯示其本來的內容。

Office辦公軟件是辦公的第一選擇,這個地球人都知道。

本文章關鍵詞: Excel迅速準確輸入數據技巧 
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