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如何用公式處理Excel2016校驗難題

發布時間:2022-05-28 文章來源:xp下載站 瀏覽:

辦公軟件是指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數據庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡單化,功能細化等方向發展。辦公軟件的應用范圍很廣,大到社會統計,小到會議記錄,數字化的辦公,離不開辦公軟件的鼎力協助。另外,政府用的電子政務,稅務用的稅務系統,企業用的協同辦公軟件,這些都屬于辦公軟件。

  在使用Excel編輯工作表格時經常要輸入大量數據,有時要求輸入的數據不能重復,例如身份證號碼、準考證號碼、車牌號等,一旦輸入錯誤查找起來相當麻煩。為避免輸入出錯,我們可以采用自定義公式和有效性數據檢查聯動的辦法,讓Excel對發現重復的數據進行自動全程核對檢查。也就是說,每輸入一個新的身份證號碼,系統就會去和已經輸入的所有身份證號去逐一核對,發現錯誤及時糾正。我們用Excel 2016舉例說明,在其他版本Office中也可實現。

  ● 正確的原始數據輸入

  我們以在表格中輸入身份證號碼為例。由于直接輸入18位身份證號碼系統會以科學記數法來顯示,這不符合我們的習慣,因此,首先要全選身份證一列,右鍵單擊并選擇設置單元格,將其設置為文本型的格式。

如何用公式解決Excel2016校驗難題 三聯

  ● 用公式構造驗證條件

  在工作表中選中需要設置重復檢查的所有單元格,然后單擊“數據”功能菜單,并在“數據工具”功能區域中選擇“數據驗證”選項,并單擊下級菜單中的第一個選項“數據驗證…”。

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  接下來在彈出的“數據驗證”對話框中選擇“設置”選項卡,在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”選項(同時要選擇“忽略空值”選項);在“公式”下面的文本框中輸入:COUNTIF($1$65535,A1)=1

  這里的$1$65535表示對全工作表范圍進行重復檢查,這樣就解決了身份號數量未知的難題,不管你輸入多少個人的身份證號,統統管用。當然,如果需要檢查的只是某一特定的單元格范圍,可以根據實際情況重新進行調整,但必須使用絕對方式引用。

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  ● 設置個性化報錯提示

  切換到“出錯警告”選項卡,在這里程序已經自動勾選了“輸入無效數據時顯示出錯警告”的復選框,接下來將“樣式”設置為“停止”選項,然后在右側的“標題”和“錯誤信息”兩個文本框中自行輸入相關的提示內容(如“身份證重復”)、具體的提示信息解釋(如“請檢查當前身份證號輸入是否有誤,或者將之前的身份證號信息誤輸入為當前的這個號碼”),然后單擊“確定”按鈕。

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  如果過程中遇到重復輸入的數字,Excel會出現提示。對于其他類型數據的輸入和自動檢測,可以仿照如上過程,靈活變通單元格的類型、判斷范圍、提示信息內容等。

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硬件是實在的,有模有樣的。軟件是程序性的。是一系列的指令。有了軟件,硬件才會實現更豐富的功能。

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