提起企業(yè)的協同辦公，這并不是一個新話題，對于大型企業(yè)來說，這已是一個非常成熟的信息化應用領域。然而對于中小企業(yè)而言，多數軟件渠道商告訴記者，現在許多中小型企業(yè)為了節(jié)約成本，提高工作效率，往往采取辦公與生產區(qū)域相分離、物流與銷售相分離以及倉儲外包等方式來運營。在這里，他們面臨的問題是，分散于各地的管理信息數據工作，如交換、存儲及安全管理等，很難在一個安全的網絡中集中實現，以達到事前預防，事中及事后實時控制和解決的協同管理。

談到中小企業(yè)的協同管理，西安瑞友瑞友信息技術資訊有限公司（以下簡稱瑞友公司）西北區(qū)總監(jiān)王艷華很有看法，她認為把握協同管理的需求是一個不錯的切入點。果蔬汁行業(yè)是一個特殊的行業(yè)，從陜西恒興公司果汁飲料有限公司（以下簡稱恒興公司公司）案例的運作中就可看出端倪。她表示，實現協同管理的關鍵在于集中應用基礎的構建，以瑞友公司年初所做的恒興公司公司楊凌分公司財務協同管理項目為例，短短三個月的時間，通過瑞友天翼遠程接入系統平臺產品的支持，瑞友公司為恒興公司在總部迅速搭建了一個財務集中應用的平臺，將公司所用的財務軟件放于總部的服務器上，各地出納只需從總部服務器上遠程調動各財務軟件應用程序，將票據信息準確錄入，總部的會計就可以實現實時監(jiān)控及管理。三月份這個項目就因實現了用戶需求的目標，完成了驗收投入使用。

把握協同管理的商機
提到果蔬汁行業(yè)的信息化建設，王艷華表示，這個行業(yè)是一個農業(yè)深加工制造業(yè)，陜西恒興公司果汁飲料有限公司是陜西省的重點制造企業(yè)，由于企業(yè)所生產的果汁全部用于出口，與國外聯系多，所以受國外信息化管理的影響比較大。目前，恒興公司的自動化生產程度比較高，其所用的生產設備都從國外進口，而恒興公司的信息化建設與陜西其它果蔬汁企業(yè)所不同的是，公司自1998年成立起，就堅持實行建一個生產基地，就上信息化的方針。近幾年內，恒興公司就以每年遞增四個生產基地的數目增加，到目前為，西北就有13個生產基地，在國外還設立了一個辦事處。

眾所周知，果蔬汁加工業(yè)由于其加工源都是農產品，所以公司的產品質量嚴重依賴于農業(yè)產品的自然生長質量，也就是說，果蔬汁企業(yè)對農業(yè)自然生長條件要求比較高，為了保證產品加工質量，往往是將生產制造廠就安設于源果品生產所在地。事實上，恒興公司的10多個生產基地，就是分布在陜西、甘肅、山西等省份，即使是陜西境內，也分布于河陽、洛川等知名蘋果產地。不過，恒興公司的管理總部卻位于陜西揚凌---全國唯一的農業(yè)高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)內。各生產基礎地處偏僻地帶，交通不便、分散生產，這給公司的物流、財務等方面的管理工作帶來了極大的不便。

考慮到恒興公司辦公與生產區(qū)域的分離，管理比較分散，所以針對現實情況，王艷華說："瑞友的銷售人員就主動與恒興公司進行交流，提出了協同管理的思想，并將集中應用如何實現協同管理的方案送到恒興公司作為參考。事實上，據王艷華介紹，恒興公司內部有一個由七個人組成的計算機管理中心，他們日常的工作就是研發(fā)部分軟件、網絡建設、做好采購需求分析以及系統維護。由于此隊伍專業(yè)性很高，所以在瑞友公司向其遞交協同管理思想方案時，恒興公司的計算機中心早已在研究此方面的應用。有現成成熟的應用實例，供需雙方一拍即合，合作就此達成。

掌控關鍵應用做集中
據悉，生產基地分布于各地的恒興公司，花在財務管理上的費用最高。王艷華告訴記者，無論恒興公司分布在各地的生產基地規(guī)模有多大，會計與出納是必須設置的二個崗位。因為對于果蔬汁加工行業(yè)來說，每年加工果汁的果源收購是工作的重中之重。其實，熟悉農產品加工業(yè)的人就會發(fā)現，這個行業(yè)產品的生產規(guī)律與農產品生長季節(jié)有很大的聯系，每年的七、八月份正是青果（未長熟的蘋果）上市的季節(jié)，而這時候，也是恒興公司一年生產的開始，一邊收購一邊生產，持續(xù)到第二年三月，一年的生產任務就完成，余下的時間就是服務于銷售、設備系統的維護等其它基礎性工作。

正是因為果蔬汁生產企業(yè)的特殊性，使得其對財務管理有著特別的需求。一般來說，隨著每年七、八月份青果的采摘，恒興公司收購工作同時展開，這里它們對資金需求量很大。一方面各生產基地收購果源需要大量的資金，另一方面投入生產也需要周轉支出。據介紹，每逢這時，恒興公司有一些生產基地單天收購果源支出的款項可達上千萬元。事實上，果源因受自然條件等因素的影響，各地每年的產量有時變化很大，這就需要恒興公司在做貸款預算時做精細的考量，因為如果貸款額度不夠，缺資所造成的源果收購不能及時進行，就可能造成停產的損失。

據悉，在沒有實現財務協同管理時，每年恒興公司公司的財務工作總是采取兩種方式進行，不是總經理抽時間到各生產基地走訪一到二次，了解各地的財務狀況及運營信息；就是把各地的會計都招到揚凌總部，做現場的交流。除了這種例行的見面之外，一般總部與分部的信息交流多是通過郵件來解決。王艷華告訴記者，瑞友公司就是發(fā)現對于恒興公司公司這樣的行業(yè)，對集中財務管理的需求比較高，使瑞友公司在做方案時決定從財務協同入手，用點帶面方法來服務好客戶。事實上，正是對客戶需求的深入洞察，瑞友公司提出的"集中財務管理解決方案"立刻受到了恒興公司的認可，項目很快就開始投入運作。

以點帶面逐步整合
也正是基于瑞友天翼遠程接入系統平臺的支持，恒興公司集中財務管理項目很有效的解決了公司目前所面臨的財務管理問題，因此項目在運作過程中得到恒興公司多數高級管理人員的支持，項目僅用了三個月的時間就全面實施完畢。如今，每個生產基地的各項生產與資金信息，都可以實時的記錄在總部的服務器上，總部的人員只需打開電腦進入相關財務管理系統，就可以進行實時的監(jiān)控和在線問題的解決。

據王艷華介紹，恒興公司的10多個生產基地，最大的日產量可達1500噸，最少的也在50-100噸。每天所需的果源數以萬噸計，如果在收購期各地預先的資金需求估計值不準確，就會出貸入資金不夠用，增加臨時調資成本的支出；而如果貸入資金過多，則有可能出現資金屯積而導至資金成本支持過大的損失。有了集中財務管理，這種資金的調配，再無須跨區(qū)域銀行之間電話或人工的調轉，直接在內部網絡上就可實現資金劃轉的調劑使用，大大提高了資金的使用效率，使資金的調用在一定范圍內實現了最大的使用。

其實，集中管理所帶來的協同效益不僅只是經濟的。另外，在集中財務管理的支持下，七月份，恒興公司決定把分散于各地的會計召回總部在線進行對各分部的財務管理。加強了中央對地方的直控能力，大大節(jié)約了管理成本，提高了工作效率。也實現了公司所提出的"集中管理 實時監(jiān)控"，這一協同管理目標的第一步。

集中財務管理項目的成功，使恒興公司對原料果集中管理、銷售業(yè)務等模塊的集中管理工作也例入議程。用客戶話說，只有涉及到管理的第一模塊都實現了集中管理，那么公司整體的協同效應就會體現出來。而王艷華表示，從客戶迫切需要的關鍵性應用入手做好集中管理的需求，以點帶面，在前面成功的基礎之上，瑞友天翼遠程接入系統平臺作為一個工具性軟件，可以有效并很快的實現客戶協同管理的整體要求。例如，恒興公司河陽的生產基地，目前日產200噸果汁，由于有自動化生產設備支持，現在只需52名固定編工人就可實現勞作。未來在協同管理支持下，這個固定人員編置數量還可以降低，通過準確的預測，生產旺季所需生產人員的數量就可以確定，在軟件系統的支持下，合理的安排生產日程，各地所需工作人員就可以實現最大化的調配與供給。